テレワークで仕事の生産性を上げるための5つのポイント

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近年、ライフワークバランスを見直す人々が増え、企業での働き方も少しずつ変化しはじめています。
人手不足や共働きによる子育て、親の介護など、今の日本では、コツコツと企業に出社をして働き続けることが大きな負担となっている人もいることでしょう。
場所や時間に囚われず働くことができたら、少しでも負担を減らすことができるかもしれない。このような社会情勢から、「テレワーク」という働き方が注目されるようになりました。

私も3年前からテレワークで仕事をしています。
転勤族の夫と結婚してからは職を転々とする日々を過ごしており、引越し先で仕事を探すも、なかなか受け入れてもらえず、苦労していました。

東京から離れた僻地で、途方にくれていたとき、大学卒業後に働いていた会社の上司から、10年振りに電話が掛かってきました。
その内容は、Skypeを使って仕事のサポートをしてほしい、という相談でした。
こうして、Skypeという当時多くの人に使われていたインターネット電話サービスを使用して、テレワークをすることになったのです。

最近は、「私の会社でも、テレワークを導入しました!」と言われることが増えました。
ただ、話を聞いてみると、「モチベーションを上げづらい」「業務が円滑に進まない」など、テレワークで生産性の高い仕事をすることに難しさを感じている方が多く、相談を受けることも多々あります。

そこで、3年間テレワークを続けてきた経験から、仕事の生産性を上げるために実施している5つのポイントをご紹介します。
これからテレワークをはじめようと考えている方や、テレワークをはじめたばかりでまだコツが掴めていないという方は、ぜひ参考にしてください。

テレワークとは?

テレワークという言葉は、ここ数年で一気に私たちにとって身近な言葉となりました。
しかし、どういった働き方がテレワークを指すのか、よくわからない方も多いのではないでしょうか?
あらためて、テレワークについておさらいしましょう。

テレワークの歴史は古く、1970年代、アメリカが大気汚染対策の一環として導入した「テレコミュート」がはじまり。
その後日本でも、少子高齢化による労働人口の減少を懸念した政府が、1990年ごろからテレワークを推進しはじめるようになりました
当時は、ノートパソコンも携帯電話も普及していなかった時代。テレワークはなかなか浸透しなかったようです。

テレワークというと、一般的には在宅勤務のことを指していると思う方が多いのではないでしょうか。実際はそうではありません。
テレワークの直訳は、「離れたところで(=Tele)働くこと(=Work)」。つまり、会社以外の場所で働くことすべてが、テレワークといえます。

私の会社では、コンサルティング先が会社から遠い場合、その日は会社へ出勤はせず、空いた時間は近くのカフェで仕事をすることを許可しています。
また、外部の方を招いた研修を会社で実施する場合、営業メンバーは研修の邪魔にならないよう、会社を出て近くのカラオケボックスで営業電話を掛けています。
このように、カフェやカラオケボックスでする仕事も、会社から離れた場所で働いているため、テレワークといえます。

近年は、本拠地を都心に置きながら、離れた場所にもオフィスを設置する企業が増えました。
このようなサテライトオフィスでの勤務も、「離れたところで働くこと」に当たるので、テレワークの一部となります。

ただ、このテレワークの定義は少々形式的です。
この記事では、よりその実質が伝わるよう、テレワークを、「場所・時間・行動にとらわれずに自由に働くこと」と定義づけたいと思います。

「とらわれず」と書きましたが、裏を返せば、これまでの私たちの仕事は、場所・時間・行動に拘束されてきたということです。

場所・時間・行動の拘束から放たれた働き方というのは、どのような働き方でしょうか。
それぞれのメリットを挙げながら、テレワークのメリットを解説していきます。

テレワークの3つのメリット

テレワークには、「場所にとらわれない」、「時間にとらわれない」、「行動にとらわれない」という3つのメリットがあります。
これらのメリットは決して自由である、ということではありません。ではどういうことなのか、詳しく解説していきます。

01. 場所にとらわれない

テレワークの一つ目のメリットは、場所にとらわれないこと。

私が以前勤務していた会社は、毎朝8時に出社して社員全員でおこなう社内清掃から一日の業務がはじるというスケジュールでした。
例え会議が9時からあったとしても、その日にお客さまとの打ち合わせがなくても、8時には出社することが決まっていたのです。
社内清掃に出席するために、朝は6時に起きて、満員電車にもまれながら会社まで通っていましたね。

今の仕事は自宅でできるので、通勤時間がありません
私の仕事場は自分の部屋なので、打ち合わせの10分前になると、子どもに仕事をしてくるので遊んでいてね、と伝えて自分の部屋に移動します。
所要時間、たったの10秒。

仮に、会社まで片道1時間かかるとすると、1日2時間が浮くわけですから、この差は大きいですね。
そして何より、子どもが隣の部屋で遊んでいても仕事ができるというのは、子育て中の私にとって、とてもありがたいです。

子育てされている方だけでなく、介護をされている方、また持病で治療をされている方にとっても同様のメリットではないでしょうか。

02. 時間にとらわれない

時間にとらわれず、ワークライフバランスを考えながら働くことができる。
これが、テレワークの2つ目のメリットです。

仕事をするにあたり、上司からは、働けるときに働けるだけ働いてくれればいい、といわれていました。

私の仕事は、主にコンサルティング先の社員との打ち合わせなので、子どもの学校行事があるときは時間をずらす、役所に行かなくてはならないため日中に時間を確保するなど、自分の生活を考慮しながら働くことができます
以前、21時から打ち合わせは可能ですか?と聞かれたことがあり、子どもを寝かせてから打ち合わせをおこなったこともありました。

私の場合は、「1日何時間」ではなく、「週に何時間」と、働く時間を週単位で決め、会社にスケジュールを報告することで、給与をいただいています。

03. 行動にとらわれない

テレワークの場合、出社していることで発生する、余計な行動にとらわれることがありません
思う存分、自分の仕事に集中できます。
これが、テレワークの3つ目のメリットです。

会社にいると、電話対応も重要な仕事になります。
電話対応を終えて自分の仕事に戻ろうとすると、どこまで仕事を進めていたのかわからなくなることもしばしば。

また、会社にいると、どうしても先輩や上司から、急に仕事を振られることも。
仕事をいただけるのはありがたいのですが、自分の仕事が進まない要因となっていることも確かです。
企業によっては、上司にお茶を出す時間がスケジュールに組み込まれているなどということも、いまだにあるのではないでしょうか。

テレワークの3つのメリットを挙げましたが、重要なのは、私たちが生産性の高い仕事をしなければ、このメリットを生かすことはできないということです。

テレワークで生産性を上げるためにやった5つのこと

私もテレワークをはじめた頃は、生産性を意識せず、がむしゃらに働いていました。
結果、私生活に悪影響を及ぼし、寝不足やイライラ、家庭での不調和など、体力的にも精神的にもバランスが取れなった時期がありました。

ある日、これではいけないと思い、生産性を高めるために生活環境や考え方、行動を変えてみることに
トライ&エラーを繰り返していったおかげで、今では、テレワークこそ、私にとって最高の働き方だといえるようになりました

ここからは、生産性を高めるために実施したあらゆる行動の中で、特に効果的だった5つのポイントをご紹介します。
何か特別なものを用意する必要はありません。今すぐにはじめることができます。

01. 集中できる環境をつくる

自宅だと、自分の部屋やリビングで仕事をする方が多いのではないでしょうか。
自分の部屋やリビングは、趣味や雑念の宝庫。仕事をするにはとても危険な場所なのです。

私は音楽が趣味で、テレワークをはじめたときは自分の好きな音楽を流していました。
しかし、好きな音楽ゆえに、聞いているうちに歌詞や歌手が気になり、気が散ってしまい仕事に集中できないことがありました。

同じくテレワークをしている別の社員は、携帯電話が気になってしまい、メッセージが届くたびに携帯電話を開いてしまい、関係ないニュースをチェックしてしまう、と悩んでいましたね。

テレワークをしている方は、今日、仕事中、無意識にどんなものに手を伸ばしていましたか?無意識にどんなことをしていましたか?
それらを書き出し、遮断し、集中できる環境をつくっていきましょう。

私は、仕事中に音楽を聞くことをやめました。
先ほど紹介した別の社員は、携帯電話やパソコンの通知音をオフにするようにしたそうです。

集中するために、ある程度環境を制限することで、集中力が格段に上がり、生産性が高まりました。

02. 1日のスケジュールを可視化する

スケジュールを可視化するなんて当たり前じゃないか、私もやっているよ、と思われる方もいるかもしれません。
たしかに、ミーティングや打ち合わせなどの、就業時間中のスケジュールはすでに可視化されている方も多いでしょう。

では、早朝に行うタスクや、家事や買い物といった仕事以外のタスクはどうでしょう?

私がテレワークで生産性を上げるために必要だと思うのは、以下のタスクもスケジューリングするということです。

  • 就業時間以外におこなう仕事のタスク
  • 仕事以外のタスク

仕事は就業時間内におこなうものという考えは、もう過去のこと。
テレワークを導入すると、24時間365日、自分の好きな時間に働くことができます

朝起きた瞬間が一番頭が働くのであれば、早起きして、朝5時から営業資料をつくってもいいですし、夜になると集中することができるのであれば、データ分析などの仕事は夜におこなってもいいのです。

私も、夏休みや春休みといった長期休暇で、子どもが1日中自宅にいた期間は、昼間にする仕事と、子どもが寝ている間にする仕事を分けていました。
そういったスケジュールも可視化しておくことが大切です。

また、家事や買い物などの、仕事以外のタスクもスケジューリングしておくことをおすすめします。

家事と仕事の両立は、実際にやってみるとかなり難しいものです。
テレワークをはじめたころは、日中に仕事のタスクを隙間なく入れていましたが、合間合間に家事をするとなると、夕方になって全然仕事が進んでいない、という状態に陥ってしまうことがありました。

そういった状況にならないためにも、仕事以外のタスクも事前にスケジューリングしておくことが大切です。

03. マイルストーンとなる打ち合わせを入れる

皆さんは、大きな仕事が入った時にTo-Doリスト、もしくはガントチャートのような計画表を作成しているのではないでしょうか。

タスクを細かく落とし込み、納期を設定し、抜け漏れや遅れのないよう慎重に進めていくと思います。
しかし、チャレンジングな仕事であるほど、計画通りに進まないものです。

私も、新規商品の開発に取り組んだことがありますが、商品の値段設定ひとつとっても、さまざまな要素が絡み、プロジェクトが止まってしまうことがありました。

テレワークをしていると、声を掛けてくれる同僚や先輩が横にいない分、ひとりで考え込む時間が増え、仕事の生産性が落ちてしまうこともあります。

そこで大切なのが、マイルストーンとなる打ち合わせを入れること

私が新規事業の開発に取り組んだ際は、月に一度、上司にレビューの時間をもらうようにしました
そして、次のレビューまでに事業計画を立てられるようにしよう、次のレビューまでにアルバイトの工数計画を出しておこうと、自分にギアを入れていました。

生産性を高めるためには、立ち止まる時間を減らす必要があります。
マイルストーンとなる打ち合わせを入れることで、納期の意識を高め、不明点を相談しながらタスクを前に進めることができるのです。

04. PDCAを自分で回す

先ほど、テレワークなら先輩や上司と直接会わなくなるため、急に仕事を振られることがなくなるといったメリットがあるとお伝えしましたが、デメリットもあります。
それは、先輩や上司からフィードバックを直接得る機会が減ってしまうこと。

会社に出社すれば、先輩や上司がいるため、ミーティングの内容や業務に関して直接フィードバックをもらえることができます。
先輩や上司からのフィードバックによって、自分の業務を振り返る機会を持つことができました。

しかし、テレワークにおいて、その振り返りをするのは自分自身自分で、進歩した点や課題点を見つけ、改善していく力が必要になります。

はじめは、ひとりでの振り返りがうまくできずに、日々モヤモヤしていました。そこで、以下の3つのポイントを意識するようにしました。

  • タスク一つひとつに、目的とゴールを設定する
  • 1日の終わりに、「進歩した点」や「うまく行かなかった点」を振り返る時間を取る
  • 改善のための行動計画を立てて実行する

そうすることで、PDCAサイクルを自分で回し、改善活動を進め、仕事での充実感や成長実感を得られるようになりました。
業務日報に記載して部内メンバーと共有するのもいいでしょう。

PDCAサイクルを短期間で回せるようになると、いろいろな業務がうまく回るようになります。

05. 社内、もしくは自身のマニュアルを整備する

「新入社員にメールアドレスを付与したいのですが、やり方わかる人いますか?」
「研修で使うツールを発注したいのですが、どうやってやるんですか?」

会社にいれば、すぐに誰かが答えてくれるような質問ができないことは、テレワークをはじめたばかりの私にとってはかなりのストレスでした。

はじめは、自分で何とかしようと試行錯誤したり、前任者を調べてメールで質問をしたりしていたのですが、質問する側にとっても回答する側にとってもかなりの手間が発生してしまいます。

そこで、私は社内マニュアルを整備することにしました。
私の会社では、「Teachme Biz」というクラウドマニュアルツールを導入していたので、必要な情報があれば、すぐにマニュアルにして保存しておくようにしました。

誰でも、いつでも、どこでも閲覧可能なので、何か質問をされても、「○○さん、それならマニュアルの『新入社員オリエンテーション』フォルダ内に入っていますよ。」の一言で問題が解決します。
質問する側にとっても、回答する側にとっても、工数の削減に繋がります。

マニュアルは、問題解決だけでなく、社員育成においても不可欠です。
私の会社は、パワーポイント資料を作成する機会が多いため、パワーポイント資料の作成ポイントも、マニュアルになっています。

このマニュアルを見れば、作成に不慣れな社員でも一定レベル以上の資料がつくれるというわけです。
作成する側にとっても、また、それをレビューする側にとっても工数の削減に繋がっています。

社内マニュアルを整備することができない、もしくは、そもそも社内マニュアルがない、という方は、自身のマニュアルを作成・整備するだけでもかなりストレスが軽減されますよ。

まとめ

今回は、場所・時間・行動にとらわれずに働くことができる、テレワークのメリットや、テレワークで生産性を上げるために実施したことについてお伝えしました。

テレワークは場所・時間・行動にとらわれないメリットがありますが、自分自身を律することが大切になります。
自分自身を管理できないと、集中力も低下し、生産性は上がらず、業務の質も下がるという悪循環が生まれてしまいます。

テレワークを導入することは、みなさんだけでなく、会社や社会にとってもいい影響をもたらしてくれるに違いありません。
ぜひ、記事で紹介した内容を参考に、自分にとって最高の環境の中でテレワークをおこなえるよう工夫してみてください。

吉田 彩

新卒で平堀・小川が役員を務めていた会社に入社し、飲食店や温浴施設の売上向上支援等を経験。結婚を機に退職。退職して10年が経った頃、小川からもらった「仕事を手伝ってくれない?」という1本の電話をきっかけに、当社の新サービス『ポジティブ・サポート』の開発に携わることになる。“仕事が楽しい人”を増やしたいという想いを胸に、2017年5月アッシュ・マネ ジメント・コンサルティングに入社。

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