リモートワークを成功させるための「報連相(ホウレンソウ)」

  1. コラム
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新型コロナウイルスの感染症対策として、全国の企業で広まったリモートワーク
半年前まではほとんど認知されていなかったこの言葉も、ここ数ヶ月ですっかり浸透してきました。
このような広まり方も、なんだか悲しいですが・・・

テレワークの普及によって、人々の働き方は大きく変化したのではないでしょうか。特にデスクワークが主な人々は、出社はしない、会議はビデオが主流、クライアント先へは出向かないなど、今までとは全く異なる働き方をされている方が多いでしょう。
私の周囲でも、最近はほぼリモートワーク、もしくは週の半分はリモートワーク、という働き方をしている人がほとんどです。

リモートワークになったことで、思わぬ恩恵を受けた人も多いようです。中でも通勤時間が減ったことによるメリットは大きかったようです。満員電車のストレスから解放された、自分の時間ができるようになった、家事・育児と両立しやすくなった、という声を聞きます。

コロナ禍における、働き方の変化については、「コロナ禍、「働く」の何が変わる?変化する「働く」に対応する方法」で紹介していますので、こちらもご覧ください。

一方で、リモートワークは管理面でのデメリットが大きいです。メンバーが今何をしているのかわからない、進捗がどのくらいなのかわからない、会話のテンポがわからない、コミュニケーションがとりづらい・・・
リモートワークで、生活が快適になった、という声は聞きますが、生産性が高まったということはあまり聞きません。実際に、企業によっては徐々にリモートワークを縮小していく動きもあるようです。

なぜ、リモートワークがうまくいかないのか。これは、リモートワーク時における「報連相(ホウレンソウ)」を実施できていないことが一つの原因ではないかと、私は考えます。
リモートワークが失敗する原因として、コミュニケーションの齟齬による弊害がよく挙げられますが、元を辿れば、結局「報連相(ホウレンソウ)」がうまくいってないということに繋がります。

今回の記事では、リモートワークが成功する「報連相(ホウレンソウ)」をご紹介。
実施することで、リモートワーク中のメンバーの管理もしやすくなるだけでなく、作業している本人の生産性も高まる可能性があります。
チームのリモートワーク管理に悩んでいる方は、ぜひ参考にしてみてください。

今回は「チャットツール」を、社内のコミュニケーションツールとして使用していることを前提に、話を進めていきますので、ご了承ください。

リモートワーク時における「報連相(ホウレンソウ)」の極意

リモートワークの時の「報連相(ホウレンソウ)」は、常に徹底させる、そして自発的に行わせるこれに尽きます。

リモートワークでは、周囲が察する、ということは一切できません。同じ空間にいないので、作業の進捗がわからない、そもそも作業をしているのかどうかもわからない。顔を出していても、パソコンの画面はゲーム画面かもしれない・・・

オフィスで仕事をしていた時は、周囲の察しが大きい部分もあったのではないでしょうか。手が止まっていれば声をかけてもらえる、席にいなければスケジュールを確認してもらえる・・・

管理側も、今まではある意味、社員を監視下に置くことができていました。わざわざ「報連相(ホウレンソウ)」をしてもらわなくても、その人の様子をみていれば状況が分かったのですから。
また、周囲が仕事をしていれば自分もやらなくてはいけない、という気持ちになりやすいです。業務に向かう姿勢も、オフィスという場所によってコントロールされていた部分が大きいでしょう。

それが急に一人で作業することになり、しかも場所は自分が一番リラックスできる自宅。
そのような環境で、今まで通り仕事ができるわけがありません。人間、どうしてもサボりたくなるものです。

では、そんなチームのメンバーをどうやって管理するのか。役立つのが「報連相(ホウレンソウ)」になります。

みなさんは、リモートワークの時、どのような「報連相(ホウレンソウ)」を行っていますか?

今回の記事を作成するにあたり、友人数名に聞いてみました。すると、ほとんどが、必要な時にやっている、朝礼や日報の時に行っている、という回答でした。
中には、打刻だけ済ませて、1日「報連相(ホウレンソウ)」をしない、という人も。これには驚きました。打刻の通知だけで、どうやってその人が就業時間まできちんと仕事をしていた、と証明できるのでしょうか?

実際にその友人は、リモートワークを始めた時は全然集中できず、いつもの半分くらいの生産性まで落ちてしまったそうです。(あまりにも業務が進まないので、自宅近くのカフェで作業をするようになったら元に戻ったとか。)

オフィスでは、「報連相(ホウレンソウ)」は、必要な時にだけすればいい、という認識でも良かったかもしれません。しかし、リモートワークでも同じような「報連相(ホウレンソウ)」を行っていては、生産性を低下させる一方です。

「報連相(ホウレンソウ)」を成功させる3つの秘訣

では、具体的にどのような「報連相(ホウレンソウ)」を行ったらよいのでしょうか。
それは、以下の3つのポイントを徹底することにあります。

  • 1日のスケジュールを細かく設定し、チーム内で共有する
  • ひとつの業務が終わるごとに報告をする
  • リスケジュールが発生したら、その場ですぐに連絡する

3つのポイントを徹底して行い、習慣化することで、管理者はチームの管理がしやすくなりますし、作業する本人も業務に集中することができます。
ひとつずつ、ポイントを解説していきます。

1日のスケジュールを細かく設定し、チーム内で共有する

まず、1日のスケジュールは、時間ごとに細かく設定しましょう。
午前中はこれ、午後はこれをやります、ではなく、9:00〜10:00はこれ、10:00〜12:00はこれ、のように、時間単位でその日のスケジュールを設定していきます。

正直、細かいスケジューリング設定を行うことは、場所や働き方に関係なく、生産性を向上させる上で必要な習慣です。
重要なのは、それを共有する、ということ。あえてスケジュールをチーム内で共有してもらい、周囲が察しやすい状況を作るのです。

チーム内でスケジュールが明確になっていれば、管理者だけでなく、メンバー同士も互いにスケジュールを把握できるので、コミュニケーションの幅も広がります
本人も細かくスケジューリングすることで、やるべきことが明確になるので、集中して業務に取り組みやすくなりますね。

ひとつの業務が終わるごとに報告をする

スケジュールを報告し業務を進める中で、各スケジュールが完了したら、完了報告を行います

例えば、10:00〜11:00の間の業務を行い、11:00に業務が終了したとします。その場合、「〇〇の業務終わりました。〇〇の業務を始めます。」と一言報告をしてもらいます。
こまめな報告を発信してもらうことで、メンバーがそれぞれどのような業務をしているのか、進捗はどうなっているのかが一目瞭然に。メンバーの状況確認も明確になります。
報告がなかった場合は、どうしているのか聞くことができますしね。

こうして言葉にして伝えると簡単に感じますが、実際に実行してみると、報告が上がってこないことが頻発すると思われます。細かな報告というのは、業務に集中していた意識を細かく切り替える必要があるので、面倒に感じる人が多いんですね。

しかし、細かな意識の切り替えは、リモートワークにおいて大切だったりします。
頭を切り替えることで思考をリフレッシュさせ、次の業務に向かうことで、生産性も向上します。タイムスケジュールを意識するので、業務そのもののスピードもかなり上がりますね。

リスケジュールが発生したら、その場ですぐに連絡する

ひとつの業務が終わるごとに報告を行おうとすると、高確率でリスケジュールが発生します。
そのため、リスケジュールが発生すると判断した瞬間、速やかに報告を行ってもらいます
リスケジュールが発生したことを周囲が知ることで、管理者だけでなく他のメンバーも必要であれば声をかけてあげることができます

このポイントで気をつけるべきは、リスケジュールは悪いことではないとしっかり認識させること
中には指摘されることを嫌がって、リスケジュールの報告を意図的にしなかったり、スケジュールをこっそり変更したりする人が現れます。

リスケジュールの発生を避けることは難しいでしょう。
私もそうですが、横から別の業務が入ることはしょっちゅうあり、朝に報告したスケジュール通りに業務が進むことは滅多にありません
取り掛かってみた業務が、想像以上に時間のかかるものだったという場合もあるでしょう。

むしろ、リスケジュールは、連絡をしない方が周囲にとって迷惑となります。
例えば、チームで進めている業務だった場合、一人では巻き返せないほどのリスケジュールが発生した時、カバーするために周囲はサポートする必要があります。
もしギリギリまでリスケジュールを伝えなければ、気がついたときには誰もサポートできない状態になってしまうのです。

管理側は、リスケジュールの発生はあって当たり前という気構えて、メンバーとよく話をしておきましょう。

3つの秘訣を実行するコツ

3つのポイントを実行するには、チームの理解を得ることと、とにかく習慣化するまでは根気強く取り組み続けることの2つのコツがあります。

ここまで、3つのポイントを読んで、みなさんはどう思いましたか?
面倒くさいな、大変だな、と思った方も多いのではないでしょうか。

はい、その通りです。
今回紹介した3つのポイントは、業務とは違う部分で神経を使う必要があるので、多くの人が実行することに対して無駄や抵抗を感じる可能性が高いです。

そのため、なぜ「報連相(ホウレンソウ)」を実行する必要があるのか、実行することでどういうメリットがあるのか、意味や意義を理解させ、さらに納得させる必要があります。

その上で実行し、うまくいかなければなぜうまくいかなかったのか、どうすれば次はうまくいくのか、と、PDCAを回していくことで、徐々に習慣化していきます
メンバー全員が「報連相(ホウレンソウ)」を自分一人で回していけるようになるまで、管理者は根気強く付き合っていく必要があるでしょう。

正直、習慣化するまではかなり大変だと思います。しかし、この方法はリモートワークにおいて最適なチーム管理方法でもあります。
厳しいことを書いてしまいますが、できないと感じるようであれば、リモートワークよりもオフィス出社をチームに促した方がいいかもしれません

実は私のチームでも、今回紹介したスタイルでリモートワークを進めています。最初は全員、慣れるまで苦労していましたが、私も何度もメンバーに意味と意義を伝え続けました。
メンバーも根気強く取り組んでくれたおかげで、今では全員、スムーズに「報連相(ホウレンソウ)」を行ってくれています。最近は、さらにレベルアップした「報連相(ホウレンソウ)」をチーム全員で行っていますよ。
業務に関しても、オフィス出社時と変わらない生産性の高さを、リモートワークで発揮してくれています。

まとめ

リモートワーク時におけるメンバーの管理は、一度スタイルが確立してしまえば、実は案外楽だったりします。
しかし、スタイルを確立させるまでの道のりが厳しいため、多くの人はリモートワークに挫折してしまうのです
習慣や環境を変えることほど、ストレスや負荷がかかることはありません。

リモートワークを成功させるための「報連相(ホウレンソウ)」のポイントを紹介しましたが、習慣や環境を変えるには、最終的には、本人が自発的に変化と向き合っていく気持ちが大切になります。
結局根性論か・・・と思う方もいるかもしれませんが、私はそう思っています。
どんなに管理側が声をかけてサポートしても、変化を恐れて向き合おうとしない人には、その声やサポートは届きません。ただお互いが疲労していくだけです。

リモートワークをうまく成り立たせるための方法は、今回ご紹介した方法以外にも、いくらでもあるでしょう。もっと簡単に効果を発揮してくれる方法もあるかもしれません。
私が紹介した方法は、ひとつの手段だと思って活用してみてください。

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根本 理沙

横浜市在住。 学生時代よりウェブメディアを複数運営していた経験を生かし、株式会社Lippleで編集長として勤務。ライティングだけでなく、ウェブサイト運営・分析も行う。年間100本以上の映画鑑賞がライフワーク。

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