2日間で動画マニュアル40本作成!動画マニュアルの作成を着実に進める方法

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動画マニュアルの作成って、なかなか進まないですよね。他の業務に時間がとられて、時間がない。撮影する人と場所の調整で時間がかかる。動画の編集にてこずり、思った以上に時間がかかる・・・

私たちもマニュアル作成支援をする中で、皆さんと同じように前に進まない状況に苦しんできました。
マニュアルの素材(写真・動画)を収集するために現場に行ったら、現場が忙しく、何もできなかったり、業務の手順やポイントを把握するために現場の社員にヒアリングしたら、実は業務が標準化されていなかったり・・・。
マニュアル作成担当者の方々も、同じような経験をされているのではないでしょうか。

「なかなか進まない」動画マニュアル作成を、「着実に進む」「いい感じだね」という状態に変化させたい。
作成が進まない原因と、その解決策を考え、試行錯誤した結果、動画マニュアル作成に大きな改善が見られました。

実際に、とある企業でその解決策を実行するための勉強会を実施したところ、動画マニュアルを2日間で40本も作成することができました
後半ではその模様も事例として紹介したいと思います。

マニュアル作成に苦労している担当者の方に、「あっ、この方法なら前に進められるかも」「やってみたいな」と思ってもらえるような情報をお届けします。

動画マニュアル作成が進まない7つの原因

そもそも、なぜマニュアルの作成が進まないのでしょうか?
もっとも考えられる原因が、「マニュアル作成は、業務の手順を確認して資料を作るだけの簡単な仕事」だと思っている人が多いから

動画マニュアルでも同様です。「作業しているシーンを動画で撮影して、ポイントを文章で整理すれば、完成するでしょ。別に難しい作業じゃないでしょ」と。

実際は、想像以上に動画マニュアルの作成は大変。まずは、動画マニュアル作成の実情を確認し、動画マニュアル作成が進まない理由を明確にしましょう。

01. 兼任でマニュアルを作成する時間がない

マニュアル作成の担当者に「動画マニュアル作成が進まない理由」を聞くと、最も多い回答は「時間がない」です。

一般的に、他にメインの役割を持っている人が、兼任で動画マニュアル作成を担当するケースが多いです。
マニュアル作成は「重要だが緊急性はそれほど高くない業務」であるため、緊急性の高い他の業務を優先してしまい、作成が進まないのです。

他のメイン業務のボリュームが多ければ、動画マニュアル作成に着手することも難しいでしょう。

02. 現場との調整が上手くいかない

忙しい中でも、なんとか合間の時間をみつけて、動画マニュアル作成に着手すると、次の問題が表れます。

動画マニュアルで重要な「動画・写真」を撮影するためには、現場のスタッフ・店舗との調整が必要です。
しかし、現場も高い生産性を保つために、ギリギリの人員でオペレーションを回しているため、撮影スケジュールの調整が難航してしまいます。

03. 現場が想定外に忙しくて、撮影が進まない

ようやく現場での動画・写真の撮影にこぎつけたとしても、新たな問題が表れます。
撮影当日、思ったよりも現場が忙しく、撮影が進まないという問題です。やむを得ないので、できる範囲で撮影せざるを得ません。

04. 撮影のイメージと段取りが不明確

いざ撮影しようとしても、撮影自体がスムーズに進まないことが多いでしょう。

「どんな段取りで」、「どんなカットを撮影するのか」、「撮影したものをチェックしてみて、これでOKなのか」といったことが明確になっていないからです。
撮影した素材を使って、アウトプットする経験が少ないため、撮影時もイメージができず、なかなか撮影が進まないのです。

05. マニュアルの説明文が思い浮かばない

素材の用意ができたら、いよいよ動画マニュアルの作成に着手します。
動画を見ながら、動画だけでは読み取ることが難しい、仕事の手順やポイントの補足説明を入れるのですが、説明文がなかなか思い浮かびばず、画面の前でフリーズしてしまう人が続出します。

感覚的にやっていることを言語化することに慣れていないため、何を書いたらいいのかわからない、という状況に陥ってしまうのです。

06. 動画編集ソフトの操作に慣れていない

言葉にする難しさを感じながら、何とか作成を進めるものの、慣れない動画編集ソフトに四苦八苦
機能や使い方を調べながら作業を進めるため、スムーズにいかないケースが多いようです。

07. 責任者チェックにより手戻り作業が大量に発生

マニュアルが完成したら、責任者のチェックを受けます。

すると、大抵、以下のようなフィードバックがきて、改善点を指摘されます。

「この作業手順って、合ってる?」
「この動画、わかりにくいね。手元を見たいのにそこが写ってない」
「このマニュアルの対象は新人だから、商品知識や道具の知識などもっと基礎的な情報も欲しいよね」

これらの指摘を受けたマニュアル作成担当者の心境は、おそらく以下のようなことを思うでしょう。

「撮影から、やり直しか・・・」
「店舗の人たち、どう思うかな・・・」
「『忙しいのに、また同じことをやるのですか』って、思わないかな・・・」
「時間がなくて、マニュアルに着手するだけでも難しいのに、こんなやりとりをしてたら、いつまで経っても完成しないよ」

マニュアル作成担当者にとっては、着手しなきゃいけないことはわかっていても、これらの問題を解決するイメージが持てず、しり込みしてしまいます。
「マニュアル作成=気が重い仕事」というイメージになってしまい、ますます着手しづらくなるでしょう。

7つの原因の解決策

これらの問題を解決するために、私たちは、「動画マニュアル作成勉強会」を実施するのはどうかと考えました。
マニュアル作成担当者だけでなく、それ以外の現場担当者や責任者などのメンバーを集め、動画マニュアル作成に専念できる環境を作るのです。

そうすることで、制作にかかる時間や手間、チェック時の手戻りが改善できるようになります

まず、動画マニュアル作成のための時間をまとめて作ることで、「01. 兼任でマニュアルを作成する時間がない」、「02. 現場との調整が上手くいかない」、「03. 現場が想定外に忙しくて、撮影が進まない」という問題が解決できます。

次に、動画マニュアルのつくり方のレクチャーの中で、マニュアルのアウトプットや撮影シーンのイメージを整理する、作業ステップ検討シートを使い、2人1組で対話しながら検討をしてもらいます。
改めて作業ステップを整理し、明確化したことで、「04. 撮影のイメージと段取りが不明確」、「05. マニュアルの説明文が思い浮かばない」を解決。

さらに、動画マニュアル作成ツールの操作方法をレクチャーしたり、2人1組で作業することでサポートし合ったり、事務局によるサポートで不明点をその場で解決できます。
それにより「06. 動画編集ソフトの操作に慣れていない」問題を解決

最後に、全員で作成したマニュアルを見て、改善案を洗い出し、その後にすぐに修正作業に取り組むことで、「07. 責任者チェックにより手戻り作業が大量に発生」する問題も解決できます。

動画マニュアル作成勉強会は、単発で行うのではなく、定例化することがコツ
継続し続けることで、日常の中で現場との調整が不要になり、撮影が進まなくなるというケースがなくなります。
定期的に撮影や段取り・動画編集ソフトに触れることで、操作に慣れ、コツも掴めるようになるので、作業スピードも向上していくでしょう。

これらが習慣化されることで、生産性も上がります。
最初の段階で、2日間で作成できるマニュアルは1人2~3本が平均ですが、2回目は4本、3回目は5本と増えていくでしょう。

マニュアル作成勉強会を1年に4回実施すれば、200~300本は作成可能です。
同時に、撮影シーン・段取り、マニュアルの説明文などの動画マニュアル作成に関するノウハウも蓄積できるでしょう。

動画マニュアルを2日間で40本作成!

実際に、上記の方法で、とある飲食企業にて「動画マニュアル作成勉強会」を実施しました。
マニュアル作成担当者以外の20名に2日間を確保してもらい、動画マニュアル作成に専念できる環境を作ったのです。

ここからは、勉強会の模様を、詳しくお伝えしていきます。

1日目の午前中

動画マニュアル作成ツールの使い方と、動画マニュアルのつくり方のレクチャーを実施。
はじめての動画マニュアル作成だったため、動画の編集作業や、わかりやすいマニュアルを作るための基礎を学びます。

1日目の午後

午後は、2人1組になって、マニュアルの作成に着手します。
1人が作業を行い、もう1人が動画を撮影します。撮影後は、作業者と撮影者で、動画の確認をします。

「ちゃんと撮れた?」、「いい感じですよ」、「(動画を見せて)ほら」、「(動画を見て)お~、いいじゃない」というやりとりや、「(動画を見て)これじゃ、作業のポイントがよくわからないね」、「撮り直ししましょう」といった会話が各所から聞こえてきます。

撮影が終わると、パソコンやタブレットに入っている動画マニュアル作成ツールを使って、動画の編集作業に移りました。
撮影の盛り上がりから一転、会場は静まり返り、全員が黙々と作業を進めます。

動画にテロップを入れたり、矢印や図形を入れて、マニュアルを作成。操作方法がわからない場合は、ペアに相談したり、事務局に確認して、すぐに問題を解決します。

マニュアルができると、パソコンやタブレットの画面をプロジェクターでスクリーンに投影して、全員で作成したマニュアルを確認しました。

「これはわかりやすいね」、「この表現は参考になるね」といった意見もあれば、「こういう手順だった?」、「違うよね」や、「新人が見るには、難しくない?もうちょっと詳しい説明が必要だよ」といった意見が出てきました。
それに対して、「いや、この手順で合っているよ。俺はこれでやってきた」や、「そこまでやるの~。これでわかるでしょ。(修正は面倒だから)勘弁してよ(笑)」という声も。

作成したマニュアルを全員で見て、改善案を出し合うのですが、他の人のマニュアルで出た改善案を反映させようと、自分のマニュアルの編集に没頭する人もいます。
その人に対して、「そこ、何コソコソやってるんだよ(笑)」と突っ込みが入る。
ワイワイガヤガヤした雰囲気で勉強会は進み、1日目が終了しました。

2日目

2日目は、改善案を踏まえて、マニュアルを修正します。
中には、よりわかりやすいマニュアルにすべく、撮影からやり直す方々も。

誰もが真剣な表情で作業に没頭し、午前中でマニュアルが完成。
午後は2本目のマニュアルの作成に着手。同じように動画撮影・編集・全員での改善案出し・修正作業を行います。

最後に参加者に感想を聞くと、「こういう動画があると、教える店長にとっても、教わる新人にとっても、楽だね」、「新人が先輩に怒られることも減りそうだ」、「これから動画が主流になってくる。今のうちに進めておかないといけないと思った」といった、好意的な意見をいただけました。
はじめて動画マニュアル作成に取り組み、全員で意見を出し合って、良いマニュアルが作れたことへの達成感や、みんなでワイワイガヤガヤ議論しながら、仕事ができたことへの満足感を得ている様子でした。

実際は、人によるバラつきはありますので、7つの原因すべてを完璧に解決できた訳ではありません。しかし、マニュアル作成を確実に前に進めるという点では、かなりの効果がありました

責任者に動いてもらうためには?

今回の事例を読んで、「そもそも、多くの社員にまとまった時間を確保してもらうことはできない」、「そんな意思決定ができるなら、今の状況にはなってない」と感じた方もいらっしゃるのではないでしょうか。

次は、そういう状況を打開するための方法を考えたいと思います。

会社が、責任者に求めていることは何でしょうか?

それは、成果です。
責任者の役割は、あらゆる手段を講じて、成果を生み出すことです。
動画マニュアルの作成であれば、成果は「新人の戦力化までの期間短縮」、「先輩社員の教育時間の短縮」、「サービス品質の底上げと顧客満足度の向上」、「新人の定着率の向上」です。

動画マニュアルの作成が進まず、現場でマニュアルを使ってもらうことができなければ、成果は出ません。
とあるマニュアル作成ツールの開発メーカーの方に聞いた情報によると、ツール導入企業の約半数が1年経過しても、ほとんどマニュアルが作られていないのだそうです。

逆に、スピーディに動画マニュアルを作成・共有し、現場で使ってもらうことができれば、その分、成果が生まれるまでの期間は短くなり、早い段階で組織や顧客に良い影響をもたらすことができます
このように、成果の視点で考え、責任者に提案することで、動いてもらえる確率は高まります

もう少し具体的に考えてみましょう。
仮に新人が習得すべき業務のマニュアルが50本必要な場合、マニュアル作成勉強会を20名で2.5日行えば、十分に作成可能です。

仮に教育時間をマニュアル1本あたり15分削減できるなら、50本で750分です。
新人が50名いれば、37,500分(=625時間)の教育時間の削減になります。

また、新人の戦力化までのスピードが早くなり、顧客へのサービス品質も高まります。
仕事ができるようになり、やりがいも生まれれば、新人の定着率も高まります。

仮に定着率が10%アップすれば、(新人50名とすると)定着する人数は5名増えるため、5名分の採用費・人件費の無駄がなくなります。
仮に1名の採用費20万円、人件費は月20万円で平均6ヶ月勤務とすれば120万円、計140万円。5名ならば、700万円になります。

他にも、顧客満足度の向上、リピート率の向上、クレームの減少などの指標に影響を与える可能性もあります。

動画マニュアルによる人材育成の仕組みづくりは、会社の資産を作っているのと同じです。
人ではなく、システムによって教育を進めることができるため、次年度以降も、新人の採用人数が同様であれば、同等の成果を見込むことができるからです。

このように、責任者に対しては、「成果」の視点で、動画マニュアル作成勉強会を提案してみてはいかがでしょうか。
会社から求めている責任者の役割を理解して提案することで、真剣に検討してくれるでしょう。

検討する際、「効果(=成果)はわかったが、それにかける費用は妥当なのか?」という疑問を持つ責任者もいるでしょう。

仮に20名の2.5日間の時間を確保するケースで計算します。
人件費を1人1日15,000円とすると、20名で30万円、2.5日間で75万円です。

上記の教育時間削減は625時間、教育担当の社員の時給を1500円とすると、約94万円になります。
これだけで、2.5日間の動画マニュアル作成勉強会の費用はペイします。
教育対象の人数が増えたり、定着率が想定しているよりも上がれば、かけた費用に対して効果の方が大きくなります。

「費用対効果はわかったけど、実際どうやって実現するんだ?」といった疑問を持つ責任者もいますので、機会を調整する方法について、考えます。

多くの企業では日常的に会議を行っています。また、研修を行っているケースも多いでしょう。
それらの会議や研修の時間の一部を、マニュアル作成勉強会にするという方法があります。
それが難しければ、例えば、店長会議の延長戦として、会議終了後の2時間は動画マニュアル作成勉強会にするという方法もあります。

会議や研修の主催者のことを考えると、言いづらいのですが、多くの会議や研修はやりっぱなしになっていて、成果につながっていないようです。
動画マニュアル作成勉強会は、必ず動画マニュアルをアウトプットすることができ、すぐに現場で使ってもらうことができます
会議で議論するよりも、研修で新しい知識を学習するよりも、成果に直結すると言えるでしょう。

責任者に動いてもらうためには、「成果」、「費用対効果」、「機会の調整」の視点で情報を整理して、提案してみてはいかがでしょうか。

まとめ

動画マニュアルに限らず、マニュアル作成は、担当者が問題を抱え込むのではなく、原因を明確にして、解決するための現実的な方法を見出すことが大切です。
特に動画マニュアル作成は、組織横断での取組みが必要になりますので、組織として対策を考え、取り組むのが本来の進め方といえるでしょう。

今回ご紹介した解決策を実行することがどうしても難しい場合、まずは3~4人の少人数で行うのも良いでしょう。
一度で作成できるマニュアルの本数は減りますが、責任者の決裁も取り付けやすくなり、開催のしやすさはグッと高まります。
この記事を共有した上で、まずは、マニュアル作成の現状や、問題点・対策を話し合ってみるのも良いかもしれませんね。

「直接的に責任者に問題提起するのは気が引ける」という方は、「最近見たサイトで、参考になりそうな情報が載っていたので、メールしておきます」と伝え、本ウェブサイト「Manual Lab.」のリンクを送るというのもひとつの手です。
責任者が本ウェブサイトそのものに興味を持ってくれれば、この記事を見てくれるかもしれません。

それでも難しければ、弊社までお問い合わせください。喜んで一緒に作戦を考えます!(笑)

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辻 勇作

新卒で経営コンサルティング会社に入社。アウトプレースメント事業、自動車関連の新規事業立ち上げを経験後、社内人事として評価制度改訂・採用方法の刷新など組織変革を推進。7年半勤務後、2009年12月アッシュ・マネジメント・コンサルティングに入社。

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