チェックリストで手戻りを減らす!実際に作成&活用して気がついたコト

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いつも仕事が遅いといわれてしまう、一つひとつの仕事に時間がかかってしまう、そういった悩みを抱えている方に共通した特徴があります。

それは、「手戻りが多い」こと。

手戻りとは、ある時点まで進めた作業を、ミスや抜け漏れによってもう一度最初からやり直すことを指します。
例えば、会議に提出する資料を作成したものの、完成後に抜け漏れに気がついて最初から作り直すことになった、書類を提出したら、不備があって再度提出することになった、など・・・
大きなものから小さなものまで、みなさんが仕事をするうえでも、手戻りが発生することが多々あると思います。

手戻りが発生してしまう原因のひとつに、「確認不足」があります。
時間がなく急いでいるあまり、確認が雑になる、自分を確認するあまり確認を疎かにする・・・
確認不足が発生する原因もたくさんありますが、確認を十分におこなうだけで、手戻りの発生を防ぐ確率が一気に上がります。

しかし、目的なくただぼーっと制作物を眺めても、確認をしたとはいえません
目的のある確認をおこなうために役立つのが、「チェックリスト」です。

チェックリストとは、作業のミスや抜け漏れを事前に防ぐためのツール
確認時にチェックリストを活用することで、目的ある確認をおこなうことができ、作業の手戻りを防ぐことができます。

とはいったものの、チェックリストは作成に手間がかかるため、なかなか作ろうと思えない人も多いのではないでしょうか。
中にはチェックリストを作ったものの、作ったことで達成感が満たされ、その後活用できていないという人もいるかと思います。

今回は実際にチェックリストを作成し、業務で活用することで、いかに便利なものかについて、みなさんにお伝えしていきます。

チェックリストを作成しよう

早速、チェックリストを作成してみましょう。
私たちの業務の一つに、クライアントさまが運営するオウンドメディアの記事構成を作成する、「構成案制作」の仕事があります。

構成案制作でチェックリストが必要になるのは、主に構成案ができ上がった後の確認時
社員さんに作成していただいた構成案を、クライアントさまへ提出する前に、問題がないか細かく確認を重ねていきます。

今回は、その確認時に役立つチェックリストを作成し、活用してみました。

こちらが、構成案の確認時のチェックリストになります。
ツールに凝る必要はないので、誰でも作りやすく使いやすい、スプレッドシートを採用。
全体的なチェック、タイトル&記事概要、見出しシートの3つの大カテゴリに分けて、その中に小カテゴリーとして、細かいチェック項目をまとめました。

チェックリストといえども、ただやみくもに作っていては、実際に活用する時に使いづらさを感じてしまうはずです。
チェックリストは正確に作らなくてはなりません。
今回のチェックリストを使用する目的は、手戻りを防ぐため。作成の段階でやみくもにチェック項目を並べたり、項目の抜け漏れが発生していては、作る意味がありません。

正確なチェックリストを作成するためのポイントは、作業のフローに沿ってリストアップするということ

構成案のチェックリストを例に挙げると、かなり細かなフローがあります。今回は、自分が構成案を確認する時、どのようにチェックしているのか、改めてフローを書き出して、チェックリストの作成に役立てました。

チェックリストを作成するときも、目的なく作ってしまうと、時間がかかる上に、チェック項目ですら抜け漏れが発生しうる可能性があります
フローを書き出し、各フローごとにチェック項目を洗い出していくことで、時間をかけずに、質のいいチェックリストを作ることができるでしょう。

フローの洗い出しは、とても重要なポイントです。ここで細かくフローを書き出していくことができなければ、いざチェックリストを活用する時に、抜け漏れが発生し、手戻りにつながってしまいます。
もうこれ以上あげるものがない、という限界までフローを洗い出し、チェックリストを作りましょう。

チェックリストを活用してみた

さて、作成したところで満足しそうになりますが、ここで終わってはいけません。
チェックリストが完成したら、実際の作業時に活用してみましょう
早速、構成案の確認時にチェックリストを活用してみました。

いままでは、自分の頭の中にあるチェックリストをひっぱりだして、頭の中で進めていました。今回は、チェックリストを開いて一つずつ確認していく作業だったので、余計なことを考えずに、スムーズにチェックが完了しました
頭の中で考えながらチェックしていると、時々、「あ、これチェックし忘れた。危ない危ない」というちょっとした手戻りがあったのですが、そういったことも発生することなく、淡々と確認作業をおこなうことができました。

また、作成時に常にチェックリストを開いておくのもよさそうです。今回、構成案の作成者にもチェックリストを共有したのですが、作業しながら細かく気をつけなければならないポイントがチェックできるので、作業スピードが上がったと話していました。
作成者が常にチェック項目を気にしながら作業を進めることで、確認者による確認のスピード圧縮や、修正による手戻りも減りそうです。

特に、私たちが引き受けている構成案制作は、クライアントによってルールが異なるため、細かく確認しないと、ミスや余計な手戻りが発生する可能性があります。
また、複数のクライアントからの依頼を同時進行で進めるため、どうしても作業時に「ここのクライアントの場合、このパターンはありだっけ?なしだっけ?」と、確認のために手が止まってしまうこともあります。

確認者だけでなく、作成者にもチェックリストを共有しておくことで、さらなる業務効率化を目指せそうです
チェックリストは手戻りを防ぐだけでなく、業務時間の圧縮、生産性の向上にも貢献してくれそうですね。

活用前と活用後の違い

実際にチェックリストを活用した感想は、「業務がラクになった!」、の一言に尽きます。
思い出しながら確認を進めるのではなく、淡々と確認作業ができるので、チェック時の手戻りがなくなりました。いつもの1.2倍くらいはチェックが早くなったような気がします。

確認者だけでなく、作成者にとっても良い影響をもたらしてくれたことは、思わぬ収穫でした。
私の予想では、確認が正確かつスムーズになることで、より構成案のミスが見つかりやすくなるのではないかと期待(?)していたのですが、むしろ構成案のクオリティが上がっていることに驚きました。
チェックリストを共有したことで、作成時と提出時にどういった箇所を気をつければいいのか、作成者自身もポイントがクリアになり、より効率よく質の良いものを作り上げてくれたのではないかと推測しています。

チェックリストは確認だけでなく、作業時のフローやルール確認にも活用することができることを実感しました。

今回は、自分自身で作成し、活用してみましたが、同じ作業をする人が複数いる場合、チームで共有することもおすすめです。
いろいろな視点からの意見をもらうことで、ブラッシュアップをかけてよりよいチェックリストを作り込むことができるでしょう。

まとめ

チェックリストがあるとないとでは、作業のスピードやクオリティに大きな差が出ることがわかりました。

チェックリストは、作成時にチェックリストの目的をしっかり定め、実際に活用していく中でブラッシュアップをしていく必要があります
チェックリストはマニュアル同様、一回作ったら完成ではありません。作業する環境やルールなどの情報は常に変わるため、必要に応じてアップデートすることを忘れないようにしましょう

私は、常にチームのメンバーに、「どんな作業でも絶対に、丁寧に確認をおこなうように」と伝えています。
なぜなら、人間が人間である限り、ミスや抜け漏れによる手戻りは必ず発生するものだからです。

手戻りを100%なくすことは難しいでしょう。だからといって、手戻りをなくす努力をしなくては、いつまで経っても仕事のスピードや質が上がることはありません
これは誰が辛いかというと、会社でも、上司でもなく、作業をしている自分自身が一番辛いのです。

チェックリストだけが、手戻りを防ぐためのツールというわけではありません。世の中には、生産性の向上をサポートしてくれるツールが溢れています。
みなさんがより質の高いアウトプットをおこなうための手段のひとつとして、チェックリストを活用してみてはいかがでしょうか。

根本 理沙

横浜市在住。 学生時代よりウェブメディアを複数運営していた経験を生かし、株式会社Lippleで編集長として勤務。ライティングだけでなく、ウェブサイト運営・分析も行う。年間100本以上の映画鑑賞がライフワーク。

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