苦手な確認作業を効率よく進めよう!今すぐできる4つの改善方法

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どのような仕事でも欠かせない作業の一つに、確認作業があります。一度行った作業をもう一度さらう単調作業に、苦手意識を感じている方もいらっしゃるのではないでしょうか。
実際に筆者もその一人で、連続した単純作業に集中力が途切れてしまい、細かいミスを繰り返すことが度々ありました

このままでは仕事のスピードが下がるだけでなく、チームにも迷惑をかけ続けることになってしまう・・・
できないまま開き直っても一向に状況が改善されることはない・・・
なんとか苦手を克服できないかと思い、友人や先輩に相談したり、ビジネス書籍やニュースに掲載されている方法を試してみました。
その中で、筆者が実際に使用して効果的だった4つの改善案をご紹介します。

確認作業が苦手な方も、より効率化させたい方も、記事を参考に自身に合った対策を実践してみてください。

確認作業が苦手な人の特徴

確認作業が苦手だと感じる人の中には、複雑な作業は得意なのに、なぜか地道に進めていく作業は苦手だという人が多いです。
実際、私もそういったタイプで、アイデアを考えたり、コンテンツの構成を考えたりすることは得意ですが、完成前の最終確認作業にいつも時間がかかってしまいます。

まずは確認作業が苦手な人の特徴をチェックし、自身の仕事ぶりや性格と共通するものがないか分析してみましょう。

細かい作業が苦手

確認作業が向いていない人の代表格に、細かい業務が苦手という特徴が挙げられます。

例えば事務職の場合、常に数字とにらめっこしながら毎日繰り返し反復作業を行うのが基本。ひとつでも数字が間違っていれば初めからやり直しということも少なくありません。
このような単調でコツコツと進める必要がある作業にストレスを感じてしまう方は、業務効率化のためになにか改善策を講じる必要があります。

完璧主義者

完璧主義者の方も、確認作業にてこずる人が多い傾向にあります。
クオリティを追求し、可能な限りベストな状態に仕上げるのは間違いではないです。
ただし、完璧を求める余り、必要以上に確認作業に手間と時間をかけすぎてしまうことも。結果、いつまでも作業が終わらなかったり、その他の業務に支障が出てしまいます。

落ち込みやすい

あらゆる手段を講じることで、確認ミスを限りなく0%にすることは可能ですが、完全になくすことは難しいでしょう。
特にヒューマンエラーによるミスは、予期せぬ原因によって発生することもあり、確認ミスが一切起きないことはありません。

確認ミスが発生した時、いつまでも気持ちの切り替えができない人は、確認ミスの負のループに陥りやすいです。
「なぜこんなこともできないんだ」と落ち込むことで、業務に対して自信がなくなり、次に同じ作業がきた時に、ミスをした時のトラウマが蘇り、また同じミスをしてしまい、また落ち込み・・・
どんなに苦手な確認作業を改善したいと思っても、改善されるどころか、悪化してしまいます。

反省することは大切ですが、落ち込むことは反省ではありません
しっかり現状把握、原因分析をし、次に二度と同じミスをしないよう、しっかりと対策を講じる必要があります。
その後は気持ちを切り替えて、次はミスをしない、と前向きに業務に取り組むべきです。

整理整頓が苦手

日常的に整理整頓が苦手な人は、確認作業が苦手な可能性があります。
常に注意散漫の状態で作業をしているため、確認作業をしているつもりでも、実際はやっているポーズで、頭の中は集中していないのです。
PC内のフォルダやメモ、デスク周りが整理できていないと、必要な書類を見つけることができず、不必要に時間を取られてしまいます。

ビジネスパーソンにとって時間はとても重要。時間を奪われていく焦りから仕事の質を下げてしまい、結果としてミスにつながります。

確認作業を効率化よく進める方法

確認作業が苦手な人の特徴を洗い出したところで、次は少しでも効率化して業務をスムーズに進めていくための対策方法をみていきましょう。

ビジネス書籍やニュースなどで、さまざまな対策案が紹介されていますが、ここでは筆者が友人や先輩に相談して際にもらったアドバイスで、手応えがあった4つの改善策をご紹介します。

01. 業務の全体像を把握する

確認作業が得意で仕事も早い人は、今行っている仕事の最終目的はどこなのか、時間がかかる作業なのか、優先度は高いのか、どこで手を抜けばいいのかなど、業務の全体像を把握できる人が多いです。

いきなりこれらをすべて把握するのは難しいと思うので、業務開始前にメモやタスク管理アプリに書き出して可視化した後、1日の作業を始めていくとよいでしょう。

着手する順番や方法を適切に判断し、仕事の段取りを上手に組むことができれば、余計な仕事が減り業務をスムーズにこなすことができます。

02. あらかじめ時間を決めておく

確認作業はあらかじめ時間を決めておき、その時間内に一気に片付けるのがおすすめ。

他の業務に比べ優先度が低くなりがちなので、一見隙間時間に行うのが効率的に感じますが、そんなことはありません
以前は筆者も業務の隙間時間に確認作業を入れたりしていましたが、どこまで進めたのかわからなくなってしまい、無駄な工数が増えてしまうことが多々ありました

確認作業の重要性を学んだ後は、一点集中型にシフトチェンジ。結果、細かいミスが減り、スピードも格段に向上することができました。

具体的なやり方としては、例えば「午後3時からの30分間でこの業務を終わらせる」など、開始前に小さな目標を設定しておくと、集中して作業が行いやすいです。
タイムアタックのような感覚で取り組むと、達成した時の充実感も味わえてより作業のスピードも上がりました。

03. デスクの環境を整備する

デスク周りの整理整頓は、一見関係なさそうですが、実施してみたら大きな効果がありました。
確認作業は、地味ながらも集中して行わないとミスが発生しやすい業務。
作業中に余計なものが目に入ってしまうと集中力が削がれ、つい他の作業をやろうとしてしまいます。これが癖になってしまうと、なかなか作業は進まないし、ミスの連発に繋がることも。

こまめにデスク周りの整理整頓を行う、PCのデスクトップを整理するなど、作業そのものに対して集中して取り組める環境をつくりましょう
聞いただけでは効果が薄いように感じるかもしれませんが、私自身かなり効果を感じました。簡単にできる対策なのでぜひ一度お試しください。

04. ツールを活用する

これだけ対策をして気をつけながら確認作業を行っても、ヒューマンエラーは起こってしまうもの。
特に確認作業や単純作業が苦手な方は、少しでもパフォーマンスを上げられるよう、ツールに頼るのもおすすめです。
マニュアルを作成する、もしくはチェックリストなどのツールを活用することで、自主的にダブルチェック体制を整えることができます

近年はチェックリストツールを導入している企業も多いですが、それに加えてより細かくカスタマイズできる、自分用のツールやアプリを活用するとよいでしょう

ツールを利用して不必要な作業を減らすことで業務効率化に繋がりますし、業務を教える際や引き継ぐ際の手間を省くこともできます。

ツールの基本操作方法や機能を覚える必要はありますが、シンプルで扱いやすく、しかも無料で利用できるツールも多いので、ぜひ活用してみてください。

まとめ

確認作業は地味で細かい作業ですが、怠ると重大なミスに繋がる可能性のある、重要な作業です。
制作時間以上に、確認作業に時間を費やす人もたくさんいます。

単調な作業故に苦手意識を持っている人も多いですが、今回ご紹介した改善策をひとつでも取り組むことで、今までよりは確認作業に対する苦手意識は減少するのでは無いでしょうか。

ヒューマンエラーを100%なくすのは不可能に近いですが、極力ミスをなくすためにも自ら積極的に改善するための行動をとり、より効率的に業務を進めていきましょう。

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